Segunda de manhã, reunião da campanha. A coordenadora abre o Funil de Vendas e mostra 73 na barra da visita agendada. Alguém abre o quadro de oportunidades no celular: nessa etapa há 4 cards.
A reunião gasta meia hora discutindo qual dos dois números está errado. Os dois estão certos. Cada tela responde a uma pergunta, e a equipe fez a pergunta para a tela errada.
Se a escola ainda está montando as etapas da campanha, comece por como estruturar o funil de matrículas.
Funil mostra passagem, quadro mostra posição
O funil conta quem passou pela etapa. O quadro mostra quem está nela agora.
Cada barra soma os interessados que passaram pela etapa desde o início da campanha até a data escolhida em Funil em. Quem passou pela visita agendada e já se matriculou continua contando na barra da visita. Por isso a barra tem 73 e o quadro tem 4.
O funil também é sempre de uma campanha. No Mais Alunos, cada ciclo de captação é uma campanha, normalmente um ano letivo, como "Matrículas 2027". A campanha escolhida no topo da tela define o que o funil mostra.
O histórico segue a mesma separação: a mesma criança pode ter uma etapa na campanha 2026 e outra na 2027. Sem campanha escolhida, a tela abre na Movimentação por Período, que mostra o que a escola inteira registrou entre duas datas: leads e oportunidades criados, interações, agendamentos, matrículas e perdas.
Efetivo é diferente de compulsório
Dentro de cada barra, a faixa efetivos mostra quem teve o registro da etapa: a interação, o agendamento, o formulário, a matrícula ou a perda. O resto da barra são passagens compulsórias.
A passagem compulsória aparece quando um card pula etapas. O CRM preenche as etapas do meio para que a conta da conversão continue fazendo sentido. Na primeira etapa, que em muitas escolas se chama Oportunidade Vinculada, toda oportunidade ligada à campanha já conta como efetiva.
Na prática: a barra de matrícula sozinha não prova matrícula. Para saber quantas matrículas foram registradas, olhe a faixa de efetivos.
Família é lead, filho é oportunidade
O funil conta cada filho interessado, que no CRM se chama oportunidade. A família é o lead.
Uma família com dois filhos interessados aparece uma vez na lista de leads e duas vezes no funil. Quem compara as duas telas sem saber disso acha que uma delas está errada.
A conversão se compara só com a etapa de cima
Ao lado de cada etapa, o cartão Conversão compara a etapa com a imediatamente acima. A leitura "1 a cada N" mostra o esforço: quantos interessados da etapa de cima são necessários para um avançar.
Imagine uma campanha com 80 visitas agendadas e 40 visitas realizadas. A conversão da visita realizada é de 50%: uma visita acontece a cada duas marcadas. Esse número leva a equipe a olhar a confirmação na véspera e os horários oferecidos às famílias.
A cor do cartão é fixa: vermelho até 50% e verde acima disso. Ela destaca a leitura e não representa meta.
Com números pequenos, a porcentagem engana. Numa etapa de cima com 8 interessados, uma família a mais ou a menos muda a conversão em 12,5 pontos.
Leia a porcentagem junto com o tamanho das barras. E deixe a Escala em Linear: Logarítmica e Raiz quadrada mudam só o desenho das barras e atrapalham a comparação a olho.
O funil do site conta de outro jeito. Na análise de funil do Google Analytics 4, quem perde uma etapa sai do funil e não conta nas seguintes (Google, Análise detalhada de funil). No Funil de Vendas, o card que pula etapas conta nas etapas do meio como passagem compulsória, e cada conversão precisa ser lida pela regra dela.
Cada pergunta tem a sua tela
Boa parte das dúvidas sobre o funil vem de procurar a resposta na tela errada:
| Para saber | Onde olhar | Cuidado |
|---|---|---|
| Quantos interessados passaram pela visita nesta campanha | Barra da etapa no Funil de Vendas, com a data de hoje em Funil em | A barra é acumulada e inclui as passagens compulsórias |
| Quantas visitas aconteceram nesta semana | Tela Interações, filtrada por Campanha, Data e Etapa Funil | Só conta a visita registrada como interação nessa etapa |
| Quem está parado numa etapa | Tabela de oportunidades, com o filtro da coluna Etapa Funil | Mostra quem está na etapa agora, por isso pode ser menor que a barra |
| Quantas matrículas a campanha fez | Tela Alunos com a campanha ativa, ou o detalhe da barra de matrícula | A barra de matrícula sozinha não prova matrícula: confira a faixa de efetivos |
Clicar numa barra abre o detalhe da etapa: registradas, efetivas, compulsórias, novas oportunidades por dia, média de dias, interações, agendamentos, perdas, em aberto e conversão. O botão Analisar Perdas mostra o total de perdas, os motivos, as perdas por produto e as escolas concorrentes para onde as famílias foram.
Nas laterais ficam os dados da campanha, os leads novos e reativados, a meta de captação, os leads por origem e as interações por canal. O seletor de atendentes separa os números por pessoa, e cada passagem conta para quem fez o registro dela.
Quando uma passagem piora
Os nomes das etapas mudam de escola para escola, porque seguem o jeito de atender de cada uma e são configurados na implantação, feita pela equipe da Apoio Estratégico. Os exemplos abaixo usam um funil comum na educação básica: oportunidade vinculada, contato realizado, visita agendada, visita realizada e matrícula. Adapte a leitura às etapas da sua escola.
A regra é: antes de concluir que a família desistiu, confira se a equipe registrou o que fez. A causa pode estar dentro da escola, e é por ela que se começa.
Da entrada ao primeiro contato
A passagem para o contato realizado mostra quantos interessados da campanha a equipe já atendeu. Quando ela cai, há duas causas prováveis dentro da escola: mais contatos do que a equipe consegue responder, ou atendimentos feitos sem registro no CRM.
Primeiro, veja na Movimentação por Período, coluna Leads criados, se a entrada cresceu. Depois, no quadro, use Ordenar cards por Data de Criação, nas configurações da coluna, para achar quem entrou há mais tempo e continua ali.
Do contato à visita agendada
Nessa fase a família ainda compara escolas.
Um estudo com famílias de camadas médias de Belo Horizonte, numa escola pública municipal, descreve dois tipos de informação reunidos antes da decisão (Nogueira, Resende e Coutinho, 2023). As "quentes" são opiniões de amigos, conhecidos e vizinhos. As "frias" são rankings e resultados de avaliações oficiais.
Quando essa passagem piora, ouça os atendimentos. A família recebeu o que pediu? O convite veio com data e horário?
Confira também o registro. O agendamento do tipo visita leva o card à visita agendada. Um retorno chamado "Convidar para visita", marcado com outro tipo, deixa a oportunidade onde estava.
Da visita agendada à visita realizada
Visitar escolas custa tempo para a família. Um artigo sobre a escolha da escola lembra que escolher tem custos, entre eles "o tempo que se precisa investir pesquisando e visitando diferentes escolas" (Resende, Nogueira e Nogueira, 2011). Uma queda aqui pede atenção à confirmação na véspera e aos horários oferecidos.
Antes de concluir que as famílias faltaram, confira se as visitas feitas foram registradas. O card só avança quando alguém o leva para a etapa, pelo quadro ou pelo Painel do Lead, e preenche o que ela pede. A interação registrada sem mover o card fica na etapa em que ele já estava.
Da visita realizada à matrícula
Aqui o botão Analisar Perdas ajuda mais: ele mostra os motivos, as perdas por produto e as escolas concorrentes de destino. A leitura só vale se a lista de motivos for boa.
O mesmo artigo traz uma pesquisa com 299 famílias de camadas populares e médias baixas de Belo Horizonte. Os pais de escolas particulares estavam entre os que mais valorizavam a qualidade e os métodos de ensino e a recomendação dos amigos. Também consideravam o valor da mensalidade, a localização e a formação religiosa (Resende, Nogueira e Nogueira, 2011).
Confira se os motivos da sua escola cobrem razões desse tipo e se "Outros" virou o mais escolhido. Quando "Outros" lidera, a lista precisa de revisão. As listas ficam em Configurações, Padronização de Interações, Motivos de Churn e Concorrentes.
Como usar o funil na reunião semanal
O funil só rende quando alguém olha para ele toda semana, sempre do mesmo jeito:
- Combine que todos olhem a mesma campanha, com a data de hoje em Funil em e o seletor de atendentes vazio.
- Compare cada cartão de conversão com o da semana anterior, mudando a data em Funil em.
- Escolha a passagem que mais piorou e abra o detalhe dela.
- Use o seletor de atendentes para ver se a queda está concentrada numa pessoa ou espalhada pela equipe.
- Em Analisar Perdas, veja os motivos mais frequentes e as escolas concorrentes que se repetem.
- Na tabela de oportunidades, filtre quem está parado na etapa e combine o próximo passo de cada família, com responsável e data.
- Anote a decisão e confira na semana seguinte se a passagem mudou.
O primeiro passo evita a discussão da abertura. A campanha ativa, a data em Funil em e o seletor de atendentes são escolhas de cada usuário. Se dois colegas veem números diferentes, confiram os três antes de discutir o número.
Compare a escola com ela mesma, semana a semana e campanha a campanha. Não existe taxa de referência pública e confiável para escolas particulares, e o funil serve justamente para a escola medir a sua.
Como contar as visitas do período
O funil não responde a essa pergunta. A barra da visita realizada é acumulada, inclui as passagens compulsórias e não tem filtro de período. Por isso, a diferença da barra entre duas datas em Funil em também não dá as visitas do intervalo.
A Movimentação por Período também não serve. Ela conta o que a escola inteira registrou entre duas datas, por dia, semana ou mês. Não tem coluna de visitas feitas: Agendamentos conta todos os agendamentos pela data marcada, de qualquer tipo.
Para contar as visitas realizadas, use a tela Interações:
- No menu lateral, abra Interações.
- Clique em Consultar e Filtrar e escolha a Campanha, o período em Data e, em Etapa Funil, a etapa de visita realizada da sua escola.
- Clique em Aplicar. O contador mostra quantas interações há, e cada linha é uma visita registrada.
- Para separar por atendente, use Exportar, que gera a planilha com as linhas filtradas.
Esse caminho só funciona quando a equipe registra a visita como interação nessa etapa. Se a escola só marca o agendamento, a lista sai vazia. E a visita registrada para dois irmãos aparece em duas linhas, uma por oportunidade.
A planilha traz nomes de responsáveis e anotações do atendimento, que são dados pessoais. A Lei Geral de Proteção de Dados pede medidas de segurança, técnicas e administrativas, para protegê-los (art. 46).
Guarde o arquivo numa pasta de acesso restrito e evite circular cópias.
Por onde começar
Na próxima reunião da campanha, abra o funil duas vezes: com a data de hoje em Funil em e com a data de sete dias atrás. Escolha só a passagem que mais piorou.
Saia da reunião com o próximo passo de cada família parada nela, com responsável e data. Na semana seguinte, a primeira coisa a olhar é se essa passagem mudou.
Veja mais sobre o funil de matrículas do Mais Alunos.
Quer ver o funil com as etapas da sua escola?
Agende uma apresentaçãoPerguntas frequentes
Porque a barra do funil é acumulada e conta passagens pela etapa, incluindo as compulsórias. A faixa de efetivos mostra as matrículas registradas. Para contar as matrículas da campanha, use a tela Alunos com a campanha ativa ou o detalhe da barra de matrícula.
Conta oportunidades, que são os filhos interessados em vaga. Uma família com dois filhos interessados aparece duas vezes no funil e uma vez na lista de leads.
Sim. O seletor de atendentes filtra o funil, e cada passagem conta para quem fez o registro dela. Com a Carteira de Leads ligada, o funil conta captação, matrícula e perda para o responsável atual de cada família.
Pela tela Interações, em Consultar e Filtrar, com a campanha, o período em Data e a etapa de visita realizada em Etapa Funil. Cada linha é uma visita registrada como interação nessa etapa. A barra do funil é acumulada e não serve para isso.
Não. Não há fonte pública e confiável com esse número. Compare a escola com ela mesma, semana a semana e de uma campanha para a outra.
Referências
- Resende, T. F.; Nogueira, C. M. M.; Nogueira, M. A. Escolha do estabelecimento de ensino e perfis familiares: uma faceta a mais das desigualdades escolares. Educação & Sociedade, v. 32, n. 117. Dezembro de 2011. link
- Nogueira, M. A.; Resende, T. F.; Coutinho, P. O. Famílias de classes médias na escola pública: da escolha às estratégias de participação. Educação em Revista, v. 39. 2023. link
- Google. [GA4] Análise detalhada de funil. Ajuda do Google Analytics. Acesso em 31 de outubro de 2026. link
- Brasil. Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018: Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais. 14 de agosto de 2018. link